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9无纸化工资单的好处

最大自由人
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大多数企业都在禁忌工资单台上效益,尽管电子工资单可能无法完美地满足所有公司。

作为Evermore的业务需求,Go Digital,Paysroll跟随诉讼:纸质检查和手动工资单幅大部分在途中有利于无纸化工资单。下面,了解您认为开关时应该知道的一切。

什么是无纸化工资单?

无纸化工资单是任何完全的电子工资单。它通常包括用于提供支付存根和税表的全电子工具,跟踪员工时间,创建工资报告,并支付员工。通常,您需要实现所有这些函数的一个工资单软件平台。也就是说,没有两台纸效率平台看起来相当相同,但是最佳工资单软件拥有所有这些功能。

无纸化工资单如何工作?

无纸化工资单通常通过以下步骤工作:

1.安装无纸化工资单。

无纸化工资单以安装工资软件或安装HR软件包括工资单。最初安装这些平台通常很容易,但实施它们并培训您的团队在他们中可能会带来一些挑战。(我们稍后会解决这些障碍及其解决方案。)

2.让您的员工注册薪资软件。

安装无纸化工资单件后,您的员工必须在程序中创建帐户。从他们的账户中,他们可以收到薪水单,税务表格,最重要的是薪水。对于后一种目的,您的员工将需要添加某些信息。

3.让您的员工输入银行信息。

启用直接存款,您的员工必须将银行信息添加到您的工资单。一旦员工添加银行帐户和路由号码,所有人都应该到达直接存款。

4.将工资单软件与您的时间跟踪系统集成。

Payroll软件的一个关键功能是将员工的时间与他们应该收到的薪酬的时间联系起来。许多工资单平台在与调度或时间跟踪工具集成时更偏转此任务。这种集成意味着您,您的员工不必手动进入两个平台的时间。它还可以最大限度地减少可能导致过度付款或不足的错误。

提示提示:考虑这些最佳考勤软件与您的在线工资系统集成的解决方案。

5.在系统上培训员工并寻求同意。

一些培训可能是让您的员工在新的薪资平台上加速,并在您提供此培训。有时,您的工资提供商将包括导游培训和船上,从而缓解您的负担。如果没有,您应该收集您的团队的汇报如何开始。

在一些国家,您可能需要员工同意以电子方式支付。在员工到无纸业工资系统之前,学习并遵守您所在国家的法律。在所有国家,您必须获得员工同意提供他们的同意W-2形式电子方式。拒绝必须收到纸质表格的员工。

6.生成税务表格和工资报告。

在支付年度或季度税款时,您需要税务表符合税务表。无纸化工资单软件为您生成这些表单,并根据需要向您的员工发送副本。它还可以生成薪资报告,进一步详细说明您的纳税责任。这些报告也可以派往其他需求,例如验证员工休假时间。

无纸化工资栏解决方案的类型

大多数无纸业工资单位落入三类之一:电子薪资记录,员工自助或电子资金转移。

  • 电子工资单记录:这是最基本的无纸工资平台。它只有基本的电子工资核算跟踪和计算功能,这就是一些企业所需要的。
  • 员工自助服务:通过ESS软件,您可以将您的电子工资单记录与其他人力资源需求的工具耦合,例如福利和员工手册。ESS平台也自动化员工时钟和时钟因此,您的计算时间计算。
  • 电子转帐:此类别包含具有直接存款工具的电子工资单。EFT平台都消除了与工资单相关的纸质杂乱,并建立了快速付款。但是,如前所述,您可能需要员工同意在某些州的EFT。

供参考供参考:无纸化工资单位有三种类型:电子工资单,员工自助服务和电子资金转移。

9无纸化工资单的好处

这些是您可以选择合并无纸化工资单的原因:

  1. 节约成本:根据电子支付协会和美国工资核算协会的研究,直接存款每次薪资运行节省几美元。此外,在线在线发送您的工资存根而不是通过邮件节省,平均每台工资单运行1.20美元。无纸化工资单也消除了检查在邮件中丢失的机会,从而牺牲了转载和击退它们的费用。

  2. 简化纳税:许多无纸业工资单系统在创建税表单并提交税收时,他们会在您的时间内主动通知您,甚至会自动创建表单。您通常可以使用您的平台提交您的工资税而且,它会在你这样做的时候提醒你。在所有情况下,您将获得更准确的形式,即您会按时内容提交。结果是税收惩罚的较低机会。

  3. 节省时间:切割纸张检查 - 然后签名和邮寄 - 通常需要很长一段时间。这些过程都不是禁纸工资单的一部分,并且这种节省时间可以是宝贵的。您还将节省在邮件中丢失的检查时间。

  4. 一致的员工付款:邮寄支票意味着联邦假期的邮局关闭可以延迟雇员付款。是的,你的员工可以进入办公室来接受支票,但罕见的是员工对此给您带来的不便。无纸化工资单可以解决这两个问题,因为自动付款意味着您的员工总是在应该何时获得报酬。

  5. 数据和记录安全性:它越来越常见的做法,以数字地存储敏感信息而不是物理。数字存储通常包括更多保护,因为电子加密通常更难违反物理锁。数字存储还不需要现场物理存储设施,因此如果火灾或自然灾害损害您的财产,您的记录仍然完好无损。

  6. 丰富的储存:所有类型的物理存储都具有固有的限制。数字存储是理论上无限的。是的,您的薪资提供商可能会提出您可以存储的数据量,但您可以随时询问更多,并且在您击中帽子之前,它将很长一段时间。

  7. 生态友好:制造100,000张纸,制造商必须从地球中消除八棵树。这些树是活着的,可以吸收过量的二氧化碳并帮助打击气候变化。更糟糕的是,每10万张纸张2,000千瓦时导致大量碳排放量。换句话说,如果您的目标是减少公司的碳足迹,无纸化的工资单是一个很好的开端。

  8. 可访问性:员工可以通过移动设备或Web浏览器轻松访问其在线工资数据或税务表。Paper Payroll缺乏这种便利性 - 您的员工将不得不亲自访问并通过您的纸质记录。您还需要为员工解锁您的文件,这对于您和员工来说都是一个令人讨厌的额外步骤。

  9. 集成:如果您已自动执行您的业务会计,但仍然手动运行薪资,则会减少大约一段时间进入您的会计平台的工资记录。无纸化工资单系统与您的会计平台集成,因此在一个程序中输入的数字会立即出现在另一个程序中。这些集成保存了无法估量的时间并最大限度地减少错误。

4缺陷纸笔的缺点

无纸化工资系统的力量很清楚,但与任何业务技术一样,这些平台具有一些固有的缺点。betway必威官网手机版app

  1. 花费:工资单软件需要花费和需要时间来实施和理解。如果您的业务勉强在黑色中,您可能需要粘贴纸张以保持成本合理。如果您需要帮助完成自己的预算,请考虑这些小型企业预算模板开始。

  2. 商业互联网顾虑:如果您的业务缺乏计算机或可靠的互联网接入,无纸化工资单可能会导致更多的问题。是的,便利性和安全性是非常重要的,但如果您无法首先访问您的工资单,就会因为您无法访问。

  3. 个人互联网问题:并非所有员工都可以轻松访问计算机或高速互联网。事实上,在该国的某些地区,4人中有1人缺乏互联网接入。在整个人口中,这个数字下降到6%,但仍然无法假设您的所有员工都有可靠的互联网接入。缺乏此访问的员工将与无纸化工资单斗争。

  4. 银行账户要求:只有6%的人缺乏可靠的互联网接入,6%的美国人没有银行账户。缺乏银行账户直接存放完全不可行。您可以通过以电子方式存储您的工资单和继续支付的非电子方法来反对此问题,但您的非电子选择必须遵守州法律。

正如您所看到的,除非您的员工缺乏互联网访问或银行账户,否则无纸化工资币通常是前往的方式。为了在纸张和电子薪水之间进行选择,评估您的团队的访问权限,然后弄清楚基于此工作的内容。

图像信用:utah778 /盖蒂图像
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betway必威官方网站 贡献作家
Max Freedman是一位内容作家,他们已经写了一些关于小型企业战略和运营的文章,重点是财务和人力资源主题。他还发表了关于工资单,小型商业资金和内容营销的文章。除了涵盖这些业务基础之外,Max还写了改进公司文化,优化商业社交媒体页面,并为小企业选择合适的组织结构。