如何运行一个成功的虚拟会议

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2020年6月25日
图片来源:Ridofranz / Getty Images

找出做的,让参与和投入您的虚拟会议参与者什么。

  • 网络会议技术给组织远程会议带来了好betway必威官网手机版app处。虚拟会议节省了预算,也节省了时间和资源。betway必威官方网站
  • 当你建立一个虚拟会议时,你应该有一个议程。提前与所有与会者分享议程,帮助他们为会议做准备。
  • 您可以使用虚拟会议功能(如静音和录音)来推动会议进行,并让每个人都集中注意力和投入。

我们都在那里:你参加虚拟会议,研讨会,培训课程或会议,并开始了还算不错,但很快退化。有没有明显的议程,主机频繁暂停,该技术可以让您失望的,还有双方的合作很少。betway必威官网手机版app每个人的叶子用很少的实现,你都觉得在缺乏组织和您的宝贵时间浪费恼火。

尽管你参加过不成功的虚拟会议的次数,成功一个很容易实现与一点准备。做得正确,虚拟会议有许多好处:

  • 他们是廉价。您不必花你的预算的一大块的旅行和住宿安排参加者,他们没有做和安排自己的工资。

  • 他们节省时间。大多数与会者都会感激虚拟会议节省了他们多少时间。他们不再需要请三天假去另一个国家的分公司或公司,也不再需要花几个小时往返于城市之间去参加会议。

  • 他们节省空间。并不是所有的公司都有一个大的会议室,很多公司也没有足够的预算来预订一个足够大的会议场所。但当你把客户和潜在客户挤在一个太小的空间里时,这是相当尴尬的;这可能不会给他们留下深刻印象。虚拟会议消除了这个问题。

  • 他们提供更多的交流机会。并不是所有的潜在客户都可以为了参加你的会议而穿越整个国家或世界。通过发出虚拟会议的邀请,你有机会与更多的个人和企业建立网络和关系。

所以,你怎么能保证你的虚拟会议是成功的?

1.规划议程。

这关键是要仔细规划会议。每一位与会者应有最后一份会议议程,以便他们有时间准备。为了防止他们的注意力从会议中徘徊,打破了内容为短块,并为每个段创建详细的迷你议程。你可以打开虚拟底部的问题和非正式的讨论或段之间的一般参加者参与,让每个人都通电和配合。你不必坚持议程完全,而是把它作为一个准则在会议期间得到尽可能多的实现成为可能。

2.技术的有效使用。betway必威官网手机版app

如果你正在运行的虚拟会议,你得有你正在使用的技术的牢牢把握。betway必威官网手机版app首先,通过与所有的文书工作,议程发出全面的电子邮件和加入您的客人需要说明得到正确的时间和地点用自己手中的权利文档的每一个人。请确保你的网络连接是稳定的。如有疑问,请使用有线连接而不是无线的,因为它是更可靠,更普遍较快。

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无论你是使用幻灯片共享程序,共享你的屏幕,合并即时通讯或只是做一个简单的音频会议,你都需要在真正开始之前练习。熟悉会议中使用的技术、软件和程序。betway必威官网手机版app了解平台的所有元素,了解他们的能力和怪癖,这样在会议当天就不会出现令人尴尬、耗时的意外或失误。

3.准备的参与者。

很多人习惯于在约定的时间出现,把一半的注意力放在会议上,然后冲出门去参加下一个会议。但是如果你在他们参加你的虚拟会议之前让他们参与并投入,你就会有细心的与会者。当您发送您的议程时,请与会者通过电子邮件将他们特别想要回答的问题、任何他们希望看到的添加到议程中的内容以及他们可能有的评论发给您。或者,让他们准备一系列问题或陈述,在活动中阅读、回答或讨论。

4.保持专注。

随着打破了会议成可管理的块,你需要一些其他的技巧你的袖子,让人们清醒,专注和专心。当你计划你的活动,尝试注入某种互动活动大约每10至15分钟。如果他们去任何比这更长的无节奏的变化,与会者开始失去焦点。

如果同时有太多的人在讲话,它也会成为一个主要的干扰。许多视频会议程序允许您静音参与者。您可以根据需要使用此功能来保持会议的流畅性。一种可能的安排是在每次会议的开始和结束进行公开讨论。在主要部分,使用静音按钮,如有必要。如果聊天功能在会议中会让你分心,你也可以禁用它。

5.创造一个安全的环境。

您的参与者应该相互信任。你想要创造一个友好的环境,让与会者感到他们可以寻求帮助,提出关注,以及彼此交谈和合作。你可以通过设置小组活动来鼓励和培养虚拟的关系,鼓励人们相互参与。如果你正在创建一个需要定期会面和交流的虚拟团队,这一点特别有用。

保持安全会议通过使用类似的密码保护功能。请参与者不共享会议链接或密码。对于透明度的目的,你可能需要使用录音功能,并分享与所有那些谁出席了会议文件。

betway必威官方网站business.com编辑人员
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