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工资表单指南

Simone Johnson.
Simone Johnson.
工作人员

了解哪些工资单表现出您的小企业需求。

  • 雇主需要向IRS提交多个工资单表格。
  • 工资单表单包括有关员工工资和扣缴义务的信息。强制性扣缴义务包括联邦和州税收。自愿薪水扣除扣除可能包括健康保险费和退休账户捐款。
  • 工资单规定难以导航。雇用薪资服务或会计师确保正确填写工资税并避免昂贵的罚款。

当一个新的租赁欢迎团队时,小企业主必须做很多,而不是让他们加快他们的工作所需的东西。一项重大任务是确保他们获得正确的报酬,并且所有必要的工资单表单都正确填写。

在拥有企业的同时可以在许多级别上获得奖励,如果您不熟悉所需的那些,管理工资表单可能是一种痛苦。在此过程中,您将根据您的员工和业务类型使用各种文档。有许多表格需要考虑,并且很重要的是要正确。

美国国税局(Internal Revenue Service)会对未正确申报或未缴纳就业税的企业进行处罚。罚款因指控的程度而异,根据违法行为的不同,联邦违法行为通常比州违法行为的罚款更高。几年前美国国税局被罚款680万工资税收税,其额为45亿美元。说美国国税不搞乱是安全的,这就是为什么了解每个表格以及到期时的重要性。(阅读相关文章:如何做工资单]

编辑注意:寻找您的业务的合适薪资服务?填写以下问卷,让我们的供应商合作伙伴联系您了解您的需求。

你需要了解哪些工资税表格?

错过工资税的最后期限或填写错误的表格都可能带来昂贵的后果。下面我们来解释一下你需要注意的工资报表。

薪资报告表格

薪资报告表格用于通知政府您的雇佣税负债。在此表格上,您记录员工工资的税收以及您支付的税款。务必提交联邦和州税务的薪资报告。

表格941.

表格941.,雇主的季度联邦纳税申报单,报告你的雇员人数,他们的工资和应税小费,以及你扣缴的联邦所得税。社会保险、医疗保险税和病假工资也被记录在这里,以及对它们的任何调整。你必须提交这份工资税表格,除非你已经提交了最终申报表,是季节性雇主,或雇用农场或家庭工人。工资表应每季度归档一次。

到期日期:四月三十日,七月三十一日,十月三十一日,一月三十一日

表格944.

表格944.有时使用非常小的企业而不是形式941。这被称为雇主年纳税申报表,唯一有资格使用它的企业是社会保障,医疗保险和联邦所得税的年度负债1000美元或更少的业务。此外,您必须从IRS中获取书面通知,允许您使用此表格而不是表格941.此工资单税表每年提交一次而不是季度,因此如果您有资格使用它,您应该。

截止日期:1月31日

表格940.

表格940.雇主的年度联邦失业税申报表。此工资单税表用于报告联邦失业税 - 或Fute税,参考联邦失业税法案。该税收资金对最近失去工作的雇员进行失业赔偿。如果您在过去两年内的一季度支付至少1,500美元,您的业务必须支付Futa税。这些税收是季度待支付但每年报告一次。

截止日期:1月31日

W-2

W-2是一个更好的形式之一,应该在每年结束时给每个员工。它用于报告每个员工的年度赔偿和所有联邦,州和其他工资税扣税。这不需要为独立承包商工人填写;你会填写表格1099.对他们来说。

截止日期:1月31日

W-3.

W-3.基本上是您的W-2表格的浓缩版本。例如,一个W-3可以表示10W-2S。此表格称为工资和税务报表的传输。它包括总收入,FICA工资,联邦收入工资和税收金额。您不需要向您的员工提供W-3。您的W-3应与您的W-2表格一起发送给联邦和州政府。

截止日期:1月31日

1095 - b形式

如果你为员工提供的医疗保险计划达到或超过《平价医疗法案》(Affordable Care Act)所称的“最低基本覆盖范围”,你应该申请1095 - b形式.在上面,你会注意到医疗保险的类型,是否为家属提供保险,以及上一年的保险期限。你的员工将使用这个表格来证明他们有合格的健康保险,在他们报税时免除他们的罚款。如果你的公司有至少50名全职员工,并且是ACA所说的“适用的大雇主”,你会填写1095 - c形式反而。

截止日期:1月31日

1094 - b形式

1094 - b形式是健康覆盖信息返回的传输,这类似于W-3,因为它总结了表单1095-B,其中包含您提交的表单数量。它还给出了美国国税局您的姓名和电话号码,以便如果对表格有疑问,它可以与您联系。作为雇主,您不必向员工发送1094-B;只需将其提交给IRS以及1095-B形式。如果您的业务被归类为“适用的大型雇主”,您将填写1094 - c形式反而。

截止日期:2月28日

表格i - 9

表格i - 9必须包括在新员工入职包的一部分。该表格确认雇员在美国的资格。美国公民和非公民在收到工作报酬前都必须完成I-9表格。员工证明在美国工作的授权,同时提供文件(如出生证明或驾照)来证明其资格。雇主必须审查这些文件,并确认这些文件是否真实而非伪造。雇主应将I-9表格存档,以备政府审查。

美国公民和移民服务部说明在雇佣新员工的三天内需要填写这份表格。例如,雇员在周二开始工作,表单必须在周五之前提交给雇主。

截止日期:租期后三天

表格W-9

表格W-9是专门为那些雇佣独立承包商的公司设计的。如果公司在一个纳税年度向独立承包商支付超过600美元,公司必须使用表格1099-MISC向IRS报告这些付款。在W-9表格上,雇主要求承包商(或自由职业者)提供纳税申报人的姓名、地址和税务识别号。由于W-9表格没有存档,所以没有具体的截止日期。然而,公司应要求在支付独立承包商之前完成该表格。

截止日期:在时间合同工作订购

表格1099.

表格1099.指通过IRS提供的一系列文件。雇主必须提交第1099款,向IRS提供关于纳税年度支付给非雇员的货币的信息。表格1099涵盖各种类型的补偿,除工资和工资外,支付给员工。

企业档案表格1099作为信息偿还独立承包商。独立承包商的例子包括自由作家,图形艺术家和顾问。通过签订合同工作所取得的任何收入通过表格1099报告。由于没有扣缴税收,独立承包商负责报告和支付所得税,根据表格上列出的信息1099.企业负责将表格1099发送到独立承包商1月31日之前。

截止日期:1月31日

什么是工资直接存款单?

薪资直接存款授权表允许雇主汇款给员工的银行账户。大多数雇主要求员工提供无效支票以填写表格,因为它提供了标识员工银行和帐号的ABA路由号。在员工签署表格后并将其送回雇主后,他们的资金可以直接发送到他们的帐户。银行通常使用自动票据交换所协调这些付款。这个解决方案不仅比纸质支票更环保、更安全,而且它还能削减兑现支票的麻烦或在邮件中等待它。

什么是经认证的工资表?

与政府有合同的企业需要提交一份认证的工资单,也被称为表格WH-347.当薪资报告被认证时,它意味着员工已根据戴维斯 - 培根普遍工资要求,其中包括一份签署的批准声明,以确认工资表是完整和正确的。

一份经过认证的工资报告包括每个雇员的姓名、他们所做工作的性质、工资、工作时间和所扣缴的金额。通常在发薪期的最后一天到期。

当归档经认证的工资表时,请记住每个州都有自己的要求,可能要求多种表格和归档。注意不要忽视你所在州的条件。

您如何将员工添加到工资单?

如果你正在雇佣你的第一个员工,并且还没有你的EIN(雇主识别号),你需要从国税局或者通过提交来获得它表格SS-4.您可能还需要获取州和/或本地税号。

下一步是核实你的新员工是否有资格在美国工作。为此,你需要你的员工填写一份就业资格表格,也就是表格i - 9.你还需要他们填写员工扣缴证明,也就是W-4.,确保您从每个薪水中扣留正确的税金。

一旦你从你的员工那里得到了完整的表格,把它们添加到你的工资单中。如果你使用工资单供应商,您需要联系该公司将您的新员工添加到您的计划中。务必安排支付期,并为假期,假期和离开有赔偿计划。要与IRS保持警惕,请按时向您的工资税报告您的工资税。(阅读相关文章:4个常见的工资单位和如何避开它们]

工资单位变更表格和工资单扣除表之间有什么区别?

工资状态变更表格和扣除表格的作用是不同的,但是当你雇佣新员工时,你需要两者。

工资状况变更表格

随着您的业务增长,您可能有一个员工,其状态或位置更改,这可能会影响其薪酬,无论它们都是全部还是兼职,他们的职位或职称,以及他们工作的部门。重要的是记录这些变化的重要性一种工资单位更改表单,然后可以将其作为其就业历史的一部分置于员工的人员​​文件中。

工资扣除形式

工资扣除表的作用正如它的名字所暗示的那样:它帮助你确定和记录多少钱将被扣缴员工的薪资检查.一些扣除是强制性的,例如税收,而其他扣除是自愿的,如401(k)计划,保险计划和联盟和统一会费。也可以从员工工资点缀儿童支付付款等法庭订购的付款。此表格为您的薪资提供商提供了所需的信息,所以可以从员工的薪水中扣留适当的金额。

避免偿还薪资错误的提示

寻求帮助没什么可耻的。如果你对如何为你的员工建立工资表感到不安,或者如果你只是想避免自己处理工资表规定的麻烦,注册一个工资支付服务或雇佣会计师。为服务支付并正确完成它比为您的错误支付罚款更好。以下是帮助您避免常见工资错误的三个提示。

  1. 注意税收抵押和归档。根据您的业务,您可以每年或季度为期付款税款。

  2. 小心别算错了随着时间的推移.有些国家有自己的加班法规,在这种情况下,将为员工提供薪酬较高的薪酬的监管。看看你的国家劳动法事先确保您公平地向员工支付。

  3. 留出处理工资单的时间。迟到的发薪日会导致不快乐的工人,并急于造成昂贵的错误。如果你超支或欠你的工人,你不仅需要花时间做修正,你甚至可能面临罚款。
图片来源:阿尔法克/盖蒂图像
Simone Johnson.
Simone Johnson.
betway必威官方网站 职员
参见西蒙·约翰逊的个人资料
西蒙娜·r·约翰逊在纽约市出生和长大。她于2017年毕业于罗切斯特大学,获得英语语言媒体与传播和电影媒体制作双学位。在加入Business News Daily和business.com成为全职撰稿人之前,她曾担任几家纽约出版物的记者。betway必威官方网站当她不写作的时候,她喜欢为弱势群体服务的社区充实计划,并重读她最喜欢的betway必威游戏小说。