就是云文档管理安全吗?

通过基利Kuligowski
betway必威官方网站 作家
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2020年6月10日
图片来源:andrei_r /盖蒂图片社

云文档管理是容易的文档存储一个很好的选择,但用户经常有关于安全问题。

随着越来越多的公司拥抱数字化改造,许多正在转向基于云的文件管理存储重要文档和文件。数字化您的文档工作流程与云计算可以大大提高您的企业的工作效率,节省您的钱在文件存储设备,并使其更容易为您的业务增长。

本文将解释什么是云文件管理,如果它来存储文件的安全方式,以及如何在组织中实现基于云的服务。

什么是云文档管理?

要了解基于云的文件管理,首先必须知道什么文件管理 - 使用计算机系统和软件的存储,管理和跟踪数字文档。文档管理系统使简单的通过自动存储,提供协作工具,以及类型的索引文档,以便在您的组织,任何人都可以访问任何文件随时整理文件。

云文件管理通过存储在云中的所有文件,使他们更安全,更容易获得这个构建现有系统。您的数据存储,管理和使用在线托管,而不是您的计算机或本地服务器上远程服务器的网络处理。基于云的文件管理的一个主要好处是,企业获得的数字存储所有优点,而不在IT硬件投资。

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基于云的文件管理的优点和缺点

优点

有云存储很多好处,首先,它无需为您的企业在硬件和相关费用投入到安全地管理您的文件。云文档管理一般预算友好,没有大量的前期成本,并需要对您的部分小管理其平稳运行。

它还允许您和您的员工在任何时候访问它,从任何设备,并在云中自动运行备份,以确保您的文件始终可用。随着无缝扩展的架构,基于云的文件管理系统将容易生长(或缩小)与您的业务一起。

缺点

云文档管理的主要缺点是,你是依赖于你的供应商,让您的系统启动和运行。如果供应商与数据中心的问题,你可以访问你的文件被阻止,而且还真是不多,你可以做些什么。

访问您的文件也取决于互联网连接。如果有限的,不安全或不可靠的Wi-Fi,云解决方案可能不适合你。

是云文档管理安全吗?

总体而言,特别是近几年随着云存储已经起飞,存储在云中的数据和文件是一个安全的方法。有关于它的一些担忧,不过,包括以下内容。

  • 安全:许多企业主不确定使用第三方来存储他们的重要数据,特别是因为信息被重复发送来回在互联网上,可能容易受到黑客攻击。

  • 技术问题:服务问题与云存储一个特别大的问题,因为如果系统发生故障,你无法访问您的文件,它可以阻止你的工作或至少减慢生产力。

  • 互联网的依赖:使用云存储解决方案的意思是你依赖的互联网连接来访问您的文件上。如果您的网络经常出现故障或运行速度慢,所以将你的文件管理系统。

然而,大多数的云文档存储供应商已采取措施解决和消除他们的产品,这些顾虑,使云文档存储安全,只要采取适当的预防措施保证。一个有信誉的基于云的文档存储提供商将提供以下功能,让您的文档的安全:

  • 加密
  • 基于角色的安全性
  • 自动备份
  • 安全文档共享
  • 访问控制和认证
  • 环境控制

如何保持文件在云安全

这些都是你可以采取让你的数据在云中更安全的步骤。

1.做你的研究。

当你在为你的云文档存储供应商决定,多研究,多公司。阅读用户评论,看看公司有良好的信誉,看看有什么安全措施它来保护您的信息。

2.检查数据加密。

加密是保护你的数据在云中的最佳途径之一。一个简单的方法来利用它是让你的浏览器或应用程序需要允许你上传或下载数据之前的加密连接。是否以“https”或挂锁符号在Web浏览器中留下的网址。

你也应该看到,如果提供加密存储在云中的数据。未加密存储的数据是任何人都可以访问,所以如果你保持敏感的文件,如法律文件或医疗信息作为你的业务的一部分,你会想要一个供应商,加密存储的文件。

3.理解访问控制是如何工作的。

基于云的文件管理另一种常见的安全措施是访问控制,它允许一个主持人,以确定谁在组织中的用户可以访问哪些文件。这确保了每个文件只用谁是为了看到它的人共享。

该软件甚至可以跟踪文件版本,其中文档保存,谁该文件已被共享。为数字文件是由什么样的变化的审计线索的轨道,以进一步保护信息的完整性。

这是你的责任,正确理解访问控制每个单独的供应商下是如何工作的,这样就可以有效的计划,你将如何使用它。

4.养成良好的密码礼仪。

如果您的提供商提供了密码保护功能,充分利用和使用强密码,你不使用其他任何地方,如电子邮件或Facebook帐户。保持你的密码,并且经常,如果你可以改变他们每。

5.经常备份您的数据。

虽然有些云文件管理服务提供了数据的自动备份,这是一个好主意,做你自己的备份作为额外的安全措施。您可以将数据备份到其他存储供应商或者自己的外部硬盘驱动器。

最佳的基于云的文档管理解决方案

有基于云的文档存储很多选择,都具有不同的功能选择和价位。它可以在第一次压倒,以确定哪些服务是最适合你。通过把你的文件和数据的库存开始,并制作一个列表的功能,你想你的云文档存储服务有,按优先顺序排列。

然后,你就可以开始你的研究和缩小你的选择从那里下来。为了帮助您在这个过程中,这里有文件管理服务,提供云存储我们最好的球员:

  • eFileCabinet是基于云的文件管理软件,提供以较低的价格点良好的用户体验和安全存储。它有一个传统的内阁文件夹归档结构,这使得它易于使用和移动应用程序,让您和您的员工可以从任何地方访问公司文件。

  • M-文件是一个全面的文档管理解决方案,它提供的功能广度为任何规模的企业的诉讼。它的云存储系统易于使用,并拥有自动更新,最小的维护要求和电子文档显著的安全措施。

  • 露天内部部署,基于云和混合文档管理软件,使其成为多种类型的企业一个很好的选择优惠。它同步自动化工作流程和协作在云中的特点,使得对于一个运行良好和有效的云文档管理系统。

  • DocuWare是一种灵活,简单的云文件管理服务,限制的前期费用,并提供一个易于使用的界面,具有多种功能。该软件与HIPAA,Sarbanes-Oxley法案,GDPR和其他法规完全符合。

  • Onehub是专门为企业需求而设计。它提供了数据,角色权限和移动接入精细的控制,让您在您认为合适,以确保您的数据的能力。Onehub也有直观的协作工具和一个简单的接口,方便使用。

  • 文档定位器是一个深入的,功能丰富的文档管理平台,用大量的集成方案,基于角色的安全功能,智能搜索能力,并选择托管在云或本地文件。
基利是总部设在纽约市的专职作家。她曾作为营销文案与她的英语学士学位迈阿密大学(OH)毕业后,现在写在小企业,社会媒体和营销。你可以在Twitter或通过电子邮件与她联系。
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